Nuestro correo electrónico puede ser algo limpio y productivo o un auténtico caos. La gestión de Gmail es sencilla, pero podemos seguir varios trucos para controlar mejor la plataforma, que está de celebración al cumplir ahora 15 años. Como parte de estas celebraciones, Google ha querido revelar algunos de los trucos que los propios trabajadores utilizan cuando usan Gmail diariamente.
Las recomendaciones de Google no incluyen trucos ocultos para disponer de golpe del doble de capacidad en la bandeja de entrada o filtrar todo el Spam de forma mágica, pero sí que nos ayudarán a manejar con un poco más de criterio este cliente, al menos como lo concibe la propia Google.
Reducir las notificaciones
Quizá no sea necesario recibir una notificación por correo. Por el contrario Google recomienda desactivarlas y consultar el correo de forma preactiva frecuentemente, así como configurar notificaciones solo para ciertos correos electrónicos, como los de un jefe o algún familiar concreto.
Responder dentro de las 24 horas
Incluso cuando no estemos disponibles, lo ideal es contestar a todos los correos en el día. Esto evitará saturar nuestro correo con emails de seguimiento. Podremos incluso configurar una contestación programada del estilo: «Hola, recibí este correo electrónico pero no te podré decir algo hasta finales de esta semana»
Cerrar el correo electrónico 1 o 2 veces al día
Aunque es necesario para trabajar, tenerlo abierto constantemente es una fuente de distracción ya que corremos el riesgo de perder tiempo revisándolo cada 30 minutos (o más). Google recomienda cerrar la pestaña cuando tengamos algo importante que hacer y volver a abrirlo más tarde.
Guardar los correos clave
Google cree que la bandeja de entrada solo debe contener los mensajes clave, de lo contrario aconseja eliminarlos. De esta manera no tendremos una falsa sensación de tener demasiado que hacer.
Omitir algunos correos
Puede que no todo sea necesario en cada momento y todos los correos que se cuelan en la bandeja de entrada nos quitan algo de tiempo aunque sea en la vista de su previa. Google nos aconseja crear filtros para que determinados mensajes (por ejemplo, boletines de noticias) no entren en la bandeja de entrada, aunque podremos buscarlos más tarde.
No mezclar correos leídos y no leídos
La combinación de correos electrónicos leídos y no leídos en la bandeja de entrada es puede ser muy estresante. Los correos electrónicos nuevos deberían estar en una sección y los correos electrónicos que ya has leído y que requieren una acción, en una sección diferente. Podemos crear un panel de Bandeja de entrada múltiple o «mover» correos electrónicos a una etiqueta diferente que requiera una acción específica (como «Hacer» o «Seguimiento»).
Buscar en el correo
Aunque las etiquetas de correo son una buena forma de ayudar a estar organizado, cuando queremos buscar algo concreto, la mejor forma sigue siendo usar el buscador. Se puede encontrar contenido por fecha, remitente o incluso por tema y palabra en concreto.
