WhatsApp es una herramienta que todos usamos a diario en más de 10, 20, 30 o 40 ocasiones, pero, aun así, muchos desconocen las posibilidades que frece la app de mensajería. Y una de las mejores cosas que puedes hacer con ella es programar respuestas automáticas con la ayuda de WhatsApp Business.
Hablamos de una app complementaria ala oficial diseñada para ayudar a las empresas a comunicarse de manera más eficiente con sus clientes. Sin embargo, lo que muchos no saben es que no es necesario ser una empresa para aprovechar algunas de las funciones más útiles de esta aplicación, como las respuestas rápidas.
¿Qué son las respuestas rápidas de WhatsApp?
Las respuestas rápidas deWhatsApp Business son atajos que te permiten enviar mensajes predefinidos de manera instantánea. Estos mensajes pueden ser texto o multimedia (como imágenes y videos) y se han convertido en algo realmente útil si tienes frases, respuestas o información que envías con frecuencia, como ‘No puedo contestar’, ‘llámame luego’, ‘Buenas noches también a ti, corazón’, etc, etc, etc…
Eso sí, WhatsApp Business permite un máximo de 50 respuestas rápidas, pero este número es más que suficiente para cubrir la mayoría de las necesidades diarias de cualquier usuario.
¿Cómo configurar las respuestas rápidas?
Lo primero que tienes que hacer es descargar WhatsApp Business desde Google Play o App Store. La instalación es rápida y sencilla, similar a la versión estándar de WhatsApp.
Después, sigue estos pasos.
- Abre la aplicación y toca el ícono de los tres puntos en la esquina superior derecha para acceder al menú.
- Selecciona «Herramientas para la empresa».
- Toca «Respuestas rápidas».
- Para añadir una nueva, toca el ícono de agregar (el símbolo «+»).
- En el campo «Mensaje», escribe el texto que deseas enviar como respuesta rápida.
- En el campo «Atajo», establece el comando de teclado que utilizarás para activar esta respuesta rápida, por ejemplo, «/gracias».
- Una vez que hayas configurado tu mensaje y el atajo, toca «Guardar».
Una vez que las hayas configurado, existen dos métodos principales para enviar una respuesta rápida en WhatsApp:
Desde el campo de entrada de texto
- Abre el chat en el que deseas enviar la respuesta.
- Escribe «/» en el cuadro de texto.
- Aparecerá una lista con todas las respuestas rápidas que has guardado.
- Selecciona la que deseas enviar, y aparecerá en el cuadro de texto. Puedes editarla si lo necesitas antes de tocar el ícono de enviar.
Como archivo adjunto:
- Abre un chat y toca el ícono de adjuntar (el ícono de clip).
- Selecciona «Respuestas rápidas».
- Elige la respuesta que quieras enviar. Aparecerá en el cuadro de texto, donde podrás editarla antes de enviarla.
WhatsApp Business también ofrece respuestas rápidas predeterminadas basadas en la información de tu perfil de empresa (aunque puedes rellenarlo en función de lo que quieras, como un usuario normal y corriente). Puedes acceder a estas respuestas de dos formas:
- Escribe «/» en un chat para ver tanto tus respuestas rápidas personalizadas como las predeterminadas.
- Adjunta una respuesta rápida desde el menú de adjuntar archivos.
Además de las respuestas rápidas, WhatsApp Business permite a los usuarios programar mensajes de bienvenida y mensajes de ausencia, lo que es muy útil si no puedes responder inmediatamente o si quieres dar una respuesta automática cuando no estás disponible.
- Mensajes de bienvenida
El mensaje de bienvenida es un mensaje automático que se envía la primera vez que alguien se pone en contacto contigo o después de 14 días sin haber intercambiado mensajes. De esa forma, quien nos hable podrán recibir un mensaje en el que además podemos incluir algún tipo de información a la par de darles la bienvenida a nuestro canal de WhatsApp. Para configurarlo, sigue estos pasos:
- Abre WhatsApp Business y accede a «Herramientas para la empresa».
- Toca en «Mensaje de bienvenida«.
- Activa la función y escribe el mensaje que deseas enviar automáticamente.
- Puedes personalizar a quién se enviará el mensaje (por ejemplo, solo a tus contactos o a todos).
- Mensajes de ausencia
Los mensajes de ausencia te permiten enviar una respuesta automática cuando no estás disponible, como fuera del horario laboral o si simplemente deseas desconectar y evadirte por un tiempo. Para configurarlo haz lo siguiente:
- Abre «Herramientas para la empresa» en WhatsApp Business.
- Toca en «Mensaje de ausencia«.
- Activa la función y establece el texto que desees enviar cuando estés ausente.
- Configura un horario personalizado para cuándo se enviarán estos mensajes, por ejemplo, durante la noche o en fines de semana.
Cuáles son las limitaciones de WhatsApp Business
Aunque WhatsApp Business es una herramienta poderosa, tiene algunas limitaciones. Por ejemplo, estas respuestas automáticas solo se pueden enviar en períodos de tiempo específicos y, como es lógico, necesitas estar conectado a Internet para enviar mensajes.
Además, no se puede personalizar el contenido de los mensajes en función de la información específica del cliente ni puedes enviar respuestas automáticas basadas en acciones realizadas fuera de WhatsApp.
