Puede que, en algún momento, nos hayamos visto obligados a contar con un móvil para nuestra empresa, oficina o similar y otro para nuestro uso y disfrute personal. Sin embargo, ya no hará falta tener diferentes smartphones, y todo gracias a las posibilidades que nos ofrece Android. Estos terminales cuentan con una función que es capaz de dividir su sistema en dos. Posiblemente alguna vez has querido dejarte el trabajo fuera de casa, pero al usar el mismo número y dispositivo no has podido evitar que las notificaciones de correo electrónico te abrumen, algo que ya si podrás controlar.
Esta herramienta, que vamos a conocer en profundidad, marcará un antes y un después para ti, e incluso en tu empresa si la compartes. Además, lo mejor de esta opción es que no requiere de tener el último smartphone del mercado, sino que es compatible con todos los móviles Android con una versión 7.0 o superior, los que podríamos aventurarnos a decir que son prácticamente todos los que siguen funcionando.
El perfil de trabajo de Android
Antes de comenzar debemos saber lo que ofrece y permite tener un usuario de trabajo de los móviles Android, una opción que está pensada para separar las aplicaciones y los datos de las obligaciones de forma destacada, pero también es una herramienta que da la opción a los responsables de empleo conocer con mayor detalle y facilidad cómo lo hacemos.
Aunque todo esté en el mismo móvil no tenemos por qué temer nada, dado que la separación entre datos laborales y personales es completa en una partición del sistema. Son muchas las empresas que utilizan perfiles de trabajo en ordenadores y es algo que también podemos hacer en los smartphones con esta opción.
Además, como veremos a continuación, la creación de estos son relativamente rápidos y sencillos, por lo que apenas nos llevará unos minutos configurarlos en nuestros teléfonos con el sistema operativo de Google.
Cómo se configura
Para configurar dicha opción en nuestro móvil Android lo que tenemos que hacer es acceder a los Ajustes del mismo y pulsar sobre la opción llamada Google. Una vez dentro tenemos que proceder a tocar sobre Configurar y restaurar, lo que nos permitirá ver la opción que necesitamos, llamada ‘Configurar tu perfil de trabajo’, donde estará todo lo necesario.
Lo siguiente que debemos hacer es completar los pasos que nos van apreciando en los que básicamente tenemos que aceptar los términos y nos informan de su funcionamiento. Un punto clave y muy importante es el del código QR o bien escrito, el cual nos debe facilitar el responsable de plantilla o administrador de TI. Con ese código se configura nuestro perfil de trabajo en el móvil y dará acceso a algunos datos a los responsables de la empresa.
Tras un proceso que puede llevar algunos minutos en los que tendremos que esperar, la participación del sistema se habrá completado. Y, finalmente, nuestro móvil Android nos dará paso a las opciones y posibilidades que admite el apartado de curro que hemos generado.
¿Puedo usar un perfil sin código?
Todos aquellos usuarios que en su departamento de empleo no estén actualizados y no utilicen estas herramientas también pueden usar el modo de trabajo como una demostración. Nadie más allá de Google podrá saber los detalles de uso del espacio, sirviendo de utilidad para separar las apps y herramientas de obra de las de tiempo libre, algo que nunca está de más.
Lo único que tendremos que hacer llegados al punto del código que hemos visto en los pasos anteriores es entrar en Google Play y buscar la app Android Device Policy, para proceder a instalarla si es que no la tenemos ya. Os lo ponemos todavía más fácil, ya que desde el siguiente enlace la podréis conseguir con apenas dos clics:
Entonces al continuar con el proceso, escogeremos introducir un código, pulsando en la siguiente pestaña sobre el botón ‘¿No tienes ningún código?’. Esto nos abrirá una ventana en la que pulsaremos sobre el enlace que aparece. Y, en la siguiente web, nos tendremos que deslizar hasta el final del todo para pulsar en iniciar la demostración.
Una vez completado los pasos y aceptados los términos, nos aparecerá un código de prueba que utilizaremos para generar el perfil laboral.
Todo lo que ofrece
El perfil de trabajo hace mucho más que mantener nuestros datos personales y los del trabajo separados. También permite mejorar a privacidad y la seguridad de nuestro smartphone y hacer unas cuantas cosa más como acceder a aplicaciones empresariales que se han configurado para este perfil de trabajo sin interferir con las aplicaciones que tengamos instalados en nuestro otro perfil.
Además, los administradores de TI pueden configurar políticas de seguridad específicas para el perfil de trabajo, como el cifrado de datos y la autenticación de dos factores, lo que mejora la seguridad de los datos empresariales aunque los teléfonos estén en poder de los empleados.
Pero, a nivel de interés para el trabajador, seguro que le gustará poder silenciar las notificaciones de trabajo durante su tiempo libre y tener la tranquilidad de saber que no se perderán las notificaciones importantes de trabajo mientras están en modo personal ya que, al entrar en él, aparecerán todas de una tacada.
Por supuesto, también existe la posibilidad de personalizar el perfil de trabajo a tu gusto, pudiendo elegir un fondo de pantalla y una pantalla de bloqueo diferente que diferencie aún más este espacio del que usamos habitualmente en nuestro día a día.
¿Por qué tenerlo?
Una de las grandes preguntas que nos vamos a hacer antes de crearnos este perfil, será la de por qué realmente debemos crear esta partición en nuestro teléfono móvil para usarla en el trabajo y es que a decir verdad es una cuestión que nos va a traer muchas alegrías si la usamos correctamente. La primera de ellas, será si usamos un teléfono exclusivamente para el trabajo, porque el hecho de tener todo en un mismo teléfono, conlleva un enorme ahorro energético más allá del hecho de no tener que llevar dos teléfonos en el bolsillo.
Además, gracias a las automatizaciones de tu teléfono, no será en absoluto un drama el hecho de estar cambiando entre los diferentes perfiles, para no estar recibiendo correos del trabajo en tu tiempo libre o mensajes de grupos de WhatsApp durante tu tiempo de trabajo. La cuestión radica en que podemos configurar de forma automática nuestro móvil para que active y desactive estos perfiles en función de la hora que queramos u otras cuestiones; esto por supuesto irá a depender del modelo de tu teléfono móvil y de la versión del software que tengas instalada.
Lo qué cambia en tu móvil
Una vez que hemos completado todos los pasos, en el teléfono nos parecerán las diferencias, las que a simple vista son visuales sobre todo en el cajón de aplicaciones. Aquí podemos ver como aparecen dos secciones, entre las que están nuestras apps personales y las que aparecen durante la configuración, estas últimas serán las que se instalan para usar el móvil en el trabajo.
Será sencillo identificar las aplicaciones de empleo dado que junto al icono se nos muestra un pequeño maletín que hace alusión al trabajo (tal y como podemos ver en la imagen anterior). Esto se puede ver tanto en el cajón de aplicación como en la pantalla de inicio, donde podemos tener y ordenar las apps como prefiramos.
Una de las más claras ventajas de este perfil de trabajo de Android es la rápida opción que hay a nuestra disposición para librar de las notificaciones de correo electrónico, apps y diferentes apps configuradas para las horas de curro. Tan solo tenemos que deslizar la barra de accesos rápidos y toparnos con un botón para desconectar de nuestra obligación. Aunque, también podemos hacer lo propio en el cajón de aplicaciones desde el botón de la parte inferior.
Esta opción lo que hará será pausar las apps de ocupación, permitiendo que al día siguiente por la mañana cuando entremos en nuestra jornada laboral y activemos la herramienta, todas las notificaciones de trabajo llegarán y el móvil volverá a estar listo para la nueva jornada sin habernos molestado en nuestro tiempo libre.
Con este modo funcionando, los responsables de la empresa podrán conocer el tiempo de uso de cada una de las aplicaciones del mencionado perfil, así como el acceso a los contactos de la agenda dedicada a los profesionales. Para mayor tranquilidad podemos usar una app de contacto y teléfono diferente, a la cual daremos acceso a la empresa. Ellos mismos también podrán hacer cambios en nuestro móvil, como instalar apps para ese perfil.
Entrando en:
- App de Ajustes
- Cuentas
- Selecciona el perfil de trabajo deseado
Entonces nosotros podemos marcar o desmarcar opciones como las que dan acceso a los conatos a la empresa, los que dan permisos de gestión de este modo o incluso quitar el perfil de trabajo en Android en el momento deseado.
¿Y si mi empresa no me ayuda?
En el caso de que tu empresa no apueste por este perfil secundario con el que podrás separar tu vida laboral de la personal, estas dos opciones te ayudarán a conseguirlo fácilmente.
Varios usuarios
En cambio, si queremos hacerlo por nuestra cuenta, es decir, no contamos con una empresa que nos facilite esto, si tenemos un móvil Android será fácil conseguirlo. Para ello, recurriremos a la herramienta de Google para añadir diferentes usuarios en un mismo smartphone. Para activar esta herramienta tendremos que ir a:
- App de Ajustes
- Opciones de Sistema
- Entrar en las opciones de Varios Usuarios o Cuentas de Usuario.
- Una vez dentro, debemos habilitar la función para tener acceso a su gestión, ya que por defecto, el terminal estará en modo Administrador.
Esta característica está diseñada para que podamos compartir nuestro teléfono, aunque podemos utilizarla por nuestra cuenta para separar nuestro trabajo de nuestra vida personal. Cada espacio estará separado del otro por completo, teniendo la posibilidad de personalizarlo a nuestras necesidades. Dentro de cada uno, podremos instalar aplicaciones, cambiar el estilo de las notificaciones, entre otros muchos ajustes.
No obstante, hay determinadas configuraciones que afectarán a los demás usuarios. Es decir, existen opciones como la conexión Wi-Fi y la actualización de las aplicaciones, que afectarán al resto. Aunque, no supondrá mucho cambio, por lo que se seguirá manteniendo una buena separación entre ambos ‘perfiles’. Por esto mismo, esta función será una buena alternativa para trabajar con nuestro teléfono personal cada vez que queramos.
Con una DualSIM
Si tienes un smartphone con una bandeja para dos tarjetas SIM, ya va siendo hora de que utilices este hardware. Especialmente, te vendrá bien si eres de aquellos que se pasan el día haciendo y recibiendo llamadas, tanto de trabajo como a nivel personal. De esta manera, conseguirás separar en mayor medida las que hagas o recibas de tu vida laboral que las personales.
Para ello, tan solo te bastará con insertar dos tarjetas en la bandeja de tu teléfono. Después, se debería configurar por sí solo. Si en tu caso no es así, deberás ajustarlo desde la siguiente ruta:
- Abre la app de configuración de tu teléfono
- Selecciona las opciones de Redes e Internet
- Entra en el menú de Tarjetas SIM
Crea un segundo espacio
Hablamos de una herramienta que no tienen todos los móviles del mercado pero que sí está presente cada vez en más smartphones, como pueden ser los de Xiaomi. Aunque se llame de forma diferente, esta función permite llevar dos smartphones en uno, de forma similar a lo que hemos visto con la creación de usuarios, pero sin necesidad de alterar las credenciales.
Esta función nos permite tener dos sistemas y ajustes separados en un solo smartphone. Para que podamos tener dos cuentas de WhatsApp activas, dos correos principales están activos, 2 conjuntos de apps diferentes, etc… Literalmente es como llevar dos móviles en uno al que accedemos con un código de bloqueo diferente. En este segundo espacio puedes configurar tus apps de empresa, tus contactos de empresa y dejar el espacio original como tu teléfono personal.
Por lo general, es una herramienta que vas a encontrar en los Ajustes de privacidad o seguridad de tu dispositivo, como es el caso de MIUI, pero cada capa de personalización es diferente, así que deberás buscar bien en sus opciones de configuración.
Usa las herramientas de Bienestar digital
Si hay algo que necesitamos a la hora de trabajar con el smartphone es concentración. Para ello debemos eliminar todas las distracciones posibles que encontremos en nuestro teléfono y, por consiguiente, tenemos que conocer qué apps son las que más tiempo nos hacen perder.
Precisamente, para evitar que usemos demasiado ciertas apps del móvil, Google ofrece la aplicación Bienestar digital en casi todos los teléfonos Android modernos. Esta función nos ofrece una visión general de nuestros hábitos digitales, como el tiempo que pasas con su teléfono, las aplicaciones que usas y, más importante, cuánto tiempo las has usado. Pero también es capaz de registrar el total de notificaciones que recibes y el número de veces que has desbloqueado el teléfono a lo largo del día.
Si profundizas en el tiempo que has pasado ‘trasteando’ el móvil, deberías obtener una vista semanal del uso de tu teléfono en un sencillo gráfico, sabiendo qué es lo que más haces, en donde gastas tu tiempo y que plantaciones deberías restringir.
No es que sea un modo trabajo al uso como las herramientas que hemos visto, pero es algo que te puede ayudar bastante en tu actividad laboral con el smartphone.
Duplica apps
Aunque una de las ventajas de los dispositivos Android es que permiten crear y usar varias cuentas de usuario en el mismo teléfono, hay ocasiones en las que queremos usar la misma aplicación con diferentes cuentas o perfiles, sin tener que cambiar de usuario cada vez. Por ejemplo, si tenemos dos cuentas de WhatsApp, una personal y otra de trabajo, o si queremos acceder a dos cuentas de correo electrónico o redes sociales desde la misma app.
Para estos casos, existen algunas soluciones que nos permiten usar apps duplicadas en Android, es decir, tener dos versiones de la misma aplicación instaladas en el mismo dispositivo, cada una con su propia configuración y datos. Así, podemos trabajar con perfiles personales o de trabajo en una misma app, sin tener que salir y entrar constantemente.
Si tu smartphone no cuenta con esta posibilidad por defecto, puedes usar apps como Dual Space, aplicación que crea clones de las apps que elijas y las instala como apps independientes en tu dispositivo. Así puedes acceder a ellas con la cuenta que quieras.
¿Qué inconvenientes tiene para mi móvil?
Pero no es oro todo lo que reluce y a pesar de que la instalación de este perfil de trabajo puede traernos numerosas ventajas en lo que a comodidad se refiere, también puede darse el caso de que esto traiga ciertos inconvenientes que pueden terminar haciendo que nos decantemos por la opción de no configurar nada. Sobre todo si tu móvil sufre y mucho en cuestión de almacenamiento, lo mejor es que no instales absolutamente nada en tu teléfono móvil ni configures este perfil, porque realmente lo que hará será una partición de tu disco duro, provocando que tengamos menos almacenamiento para nuestro uso diario, por lo que puede resentirse mucho más.
Y en lo que a resentimiento de los servicios del móvil se refiere, también tendremos que hablar de rendimiento, puesto que estaremos hablando de usar un teléfono móvil en el lugar de los que deberían hacer dos, por lo que en cuanto a batería y rendimiento eso se acabará notando y mucho. Por ello, siempre que tu teléfono móvil esté en buenas condiciones, no habrá ningún tipo de problema, pero si existe un problema que impida que el mismo funcione correctamente de manera normal, no será lo ideal que configuremos este perfil.
